Le contexte
Lorsque j’ai assumé la prise de direction d’une équipe de 45 personnes au sein d’une institution de services psycho-sociaux, je me suis rapidement rendu compte des défis complexes que cela impliquait, aggravés par des tensions relationnelles déjà bien ancrées. Ces tensions semblaient être en partie liées à une dynamique managériale désuète, que je qualifierais aujourd’hui de rigide et peu adaptative, souvent centrée sur des principes autoritaires plutôt que collaboratifs.
Fort de mon regard en psychologie organisationnelle, j’ai perçu l’importance de dédier un temps significatif, en marge des activités quotidiennes, pour initier une réflexion collective sur notre mode de fonctionnement futur. Il était crucial de redéfinir mon rôle au sein de l’équipe, en prenant en compte les perceptions et les attentes du personnel à l’égard de la hiérarchie. Cette démarche visait à transformer non seulement notre structure de travail mais aussi à renforcer la cohésion et le bien-être de chaque membre de l’équipe, en instaurant un climat de confiance et de respect mutuel.
Convaincu que la réussite d’une équipe repose sur le bien-être et l’engagement de ses membres, j’ai adopté une approche méthodique et participative pour transformer l’atmosphère et la dynamique de l’équipe.
Voici les étapes clés que j’ai suivies, intégrant les stratégies de management participatif et de résolution de conflit.
L’approche participative en matière de prise de fonction
1. Consolidation de la méthode avec l’ensemble du personnel et le Conseil d’Administration
Avant toute intervention, j’ai consolidé la méthode de gestion d’équipe que je comptais appliquer, en collaboration étroite avec le personnel et le Conseil d’Administration. Cette phase comprenait la présentation d’un questionnaire d’entretien individuel destiné à recueillir les perceptions, les attentes et les suggestions de chaque membre de l’équipe. Globalement, le questionnaire se composait de questions évaluant la satisfaction par rapport aux conditions de travail, la clarté des rôles, les relations interpersonnelles, et les suggestions d’amélioration.
Pour entamer une transformation efficace au sein de l’équipe, j’ai conçu ce questionnaire sur base de plusieurs éléments clés afin de mieux comprendre les perspectives, les attentes, et les besoins de chaque membre de l’équipe. Voici les aspects principaux abordés dans ce questionnaire :
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Satisfaction professionnelle :
- Questions destinées à évaluer le degré de satisfaction globale des membres de l’équipe vis-à-vis de leur environnement de travail actuel.
- Exploration des facteurs contribuant à leur satisfaction ou insatisfaction.
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Clarté des rôles :
- Questions visant à déterminer si les membres de l’équipe ont une compréhension claire de leurs responsabilités et objectifs.
- Identification des éventuelles ambiguïtés ou confusions concernant leurs rôles au sein de l’équipe.
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Relations interpersonnelles et communication :
- Évaluation de la qualité des interactions entre les membres de l’équipe et de la communication au sein du groupe.
- Identification des problèmes de communication ou des conflits interpersonnels existants.
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Attentes envers la hiérarchie :
- Questions sur les attentes des membres de l’équipe concernant le style de management et le soutien de la hiérarchie.
- Collecte des opinions sur ce que les membres de l’équipe souhaiteraient voir changer dans la gestion de l’équipe.
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Suggestions d’amélioration :
- Sollicitation de suggestions concrètes sur les façons d’améliorer le fonctionnement de l’équipe et l’environnement de travail.
- Encouragement à proposer des idées novatrices pour résoudre les problèmes identifiés.
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Bien-être et support :
- Questions relatives au bien-être général des membres de l’équipe et au soutien qu’ils reçoivent pour accomplir leur travail efficacement.
- Évaluation des besoins additionnels en matière de soutien psychologique, de formation ou de ressources.
Ce questionnaire avait été conçu pour être aussi inclusif et exhaustif que possible, garantissant que chaque membre de l’équipe ait l’opportunité d’exprimer librement ses pensées et ses préoccupations. L’objectif était de recueillir des données précieuses qui guideraient les stratégies de développement et de renforcement de l’équipe, tout en alignant les pratiques managériales avec les besoins et les aspirations de tous les membres.
2. Passation d’entretiens individuels
En l’absence de coordination entre la fonction de direction et les membres de l’équipe, j’ai pris l’initiative de mener personnellement des entretiens individuels avec chaque membre du personnel. Cet engagement direct était essentiel non seulement pour saisir en profondeur les attentes, enjeux, et difficultés spécifiques à chacun concernant l’organisation du travail, mais aussi pour diagnostiquer les dynamiques sous-jacentes impactant la performance de l’équipe. Ces discussions approfondies ont permis de déceler les sources de tension et d’identifier des pistes concrètes d’amélioration, tout en offrant à chaque individu une plateforme pour partager ouvertement ses expériences et défis, dans un esprit de transparence et de construction collective.
3. Rédaction et remise d’un rapport à tous
À l’issue des entretiens, j’ai rédigé un rapport détaillé reflétant à la fois les constats et les recommandations issus de la parole de tous, y compris la mienne. Ce document, distribué à toute l’équipe, a permis de mettre en lumière les préoccupations communes et les aspirations, créant une base solide pour les discussions futures.
Plusieurs constats et recommandations ont émergé, reflétant les dynamiques complexes de l’organisation. Voici un résumé des principaux points qui ont été soulevés lors de ces discussions :
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Connaissance et mission de l’institution : les employés comprenaient bien la mission de l’organisme. Toutefois, il existait un désir de redéfinir ou clarifier les objectifs sociaux, notamment en ce qui concerne le public cible.
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Environnement de travail et dynamique interne : un climat de travail tendu a été fréquemment mentionné, avec des enjeux relationnels et conflictuels dominants. La gestion passée était souvent décrite comme chaotique et peu adaptée aux besoins réels des employés et des bénéficiaires.
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Gestion et leadership : les entretiens ont révélé une forte demande pour un leadership clarifié et une gestion plus humaine et inclusive. Les participants ont exprimé le besoin d’un changement significatif dans la gestion des ressources humaines, incluant une meilleure communication, une évaluation plus juste, et un soutien accru pour le personnel.
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Communication et cohésion d’équipe : il y avait un consensus sur le besoin d’améliorer la communication interne et de renforcer la cohésion entre les différents membres de l’équipe. Les entretiens ont souligné l’importance de créer des espaces de dialogue et de collaboration plus efficaces.
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Formation et développement : un manque de formation et de développement professionnel a été clairement identifié. Les employés souhaitent des opportunités de formation continue qui les aideraient à mieux répondre aux exigences de leur rôle et à améliorer leurs compétences en intervention sociale.
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Vision et objectifs futurs : beaucoup de travailleurs étaient incertains quant à la direction future de l’institution. Ils appelaient à une vision plus claire et à des objectifs stratégiques bien définis qui alignent les activités avec les besoins changeants de la communauté.
En conclusion, ces entretiens ont servi de catalyseur pour une réflexion profonde sur les pratiques actuelles et les améliorations nécessaires au sein de cet organisme. L’accent a été mis sur la nécessité d’une gestion plus empathique et efficace, capable de répondre à la fois aux besoins des employés et à ceux des populations servies. Ces éléments se révèleront cruciaux pour guider les actions futures et pour élaborer un plan d’action détaillé visant à améliorer à la fois le fonctionnement interne et l’impact social des centres.
4. Organisation d’une séance plénière d’une journée
Une séance plénière d’une journée a ensuite été organisée, comprenant plusieurs ateliers destinés à prioriser les pistes d’amélioration. Cette approche participative a engagé chaque membre de l’équipe dans l’élaboration d’un plan d’actions visant à améliorer le fonctionnement et la qualité de vie au travail. Cette journée a été cruciale pour transformer les idées en actions concrètes et obtenir l’adhésion de tous.
5. Suivi du plan d’action et nouvelle assemblée plénière
Un suivi régulier du plan d’action a été mis en place, permettant d’évaluer les progrès et de faire les ajustements nécessaires. Un an plus tard, une nouvelle assemblée plénière a été organisée pour évaluer l’impact des actions mises en place et réfléchir à de nouvelles améliorations.
Leçons essentielles pour une prise de fonction réussie en gestion d’équipe
Cette expérience m’a enseigné que prendre le temps d’écouter et d’impliquer chaque membre de l’équipe dans les processus de décision est essentiel pour surmonter les tensions et bâtir une culture d’entreprise forte et cohésive. La clarté, la communication, et l’engagement commun sont les piliers d’une équipe qui non seulement fonctionne bien, mais excelle.
La prise de fonction de gestion d’une équipe, surtout dans un contexte préexistant de tensions et de dynamiques managériales défavorables, offre des leçons précieuses pour tout leader. Voici les principales leçons à retenir de cette expérience :
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Écoute active et évaluation initiale :
- Avant d’apporter des changements, il est crucial de passer un temps significatif à observer et à écouter. Comprendre les dynamiques existantes et les perceptions individuelles aide à identifier les problèmes sous-jacents et à formuler des solutions adaptées.
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Communication transparente et ouverte :
- Établir des canaux de communication clairs et ouverts dès le début est essentiel. Cela inclut la mise en place de mécanismes réguliers de feedback et des rencontres individuelles qui permettent aux membres de l’équipe de s’exprimer librement et sans crainte de répercussions.
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Approche participative :
- Impliquer l’équipe dans les décisions qui les affectent directement renforce leur engagement et leur sentiment d’appartenance. Cela contribue également à une meilleure acceptation des changements et à une collaboration accrue.
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Formation et développement professionnel :
- Investir dans la formation continue et le développement professionnel des membres de l’équipe n’est pas seulement bénéfique pour leur croissance personnelle, mais renforce aussi la compétence et l’efficacité globale de l’équipe.
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Gestion des conflits et renforcement de la cohésion :
- Adopter une stratégie proactive dans la gestion des conflits et la résolution des problèmes aide à maintenir une atmosphère de travail saine. Organiser des activités de team building axé sur le fonctionnement d’équipe (et non uniquement sur l’amusement) peut également aider à améliorer les relations interpersonnelles et la cohésion d’équipe.
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Leadership éthique et exemplaire :
- En tant que leader, il est crucial de modéliser les comportements et les valeurs que vous souhaitez voir adoptés par l’équipe. Un leadership éthique et transparent favorise la confiance et le respect mutuel.
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Évaluation continue et adaptabilité :
- Le processus de gestion est dynamique et nécessite une évaluation et une adaptation continues. Répondre de manière flexible aux défis et aux opportunités qui se présentent permet de maintenir l’efficacité de l’équipe.
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Vision et objectifs clairs :
- Définir clairement la vision et les objectifs de l’équipe aide à aligner tous les membres vers des buts communs. Cela garantit également que chaque membre comprend son rôle et ses responsabilités au sein de l’équipe.
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Reconnaissance et valorisation des contributions :
- Reconnaître et valoriser les contributions de chaque membre de l’équipe est essentiel pour maintenir la motivation et la satisfaction au travail. Cela inclut des récompenses formelles et informelles ainsi que des reconnaissances publiques et privées.
Ces leçons, lorsqu’elles sont bien intégrées et appliquées, peuvent transformer un environnement de travail tendu en un cadre dynamique et soutenant, favorisant ainsi la performance et la satisfaction de l’équipe.